Eisenhower matrix

De Eisenhower-matrix is een timemanagementmodel, bedacht door de Amerikaan Dwight David Eisenhower. Als president werd Eisenhower geconfronteerd met een enorme hoeveelheid informatie.

Het is een vierkwadrantenmodel, om helder te prioriteren wordt onderscheid gemaakt tussen urgent en belangrijk.

Wat is het model?

Om een helder onderscheid te maken tussen wat nu moet (urgent en belangrijk), werd dit kwadrant bedacht. Je zou het kunnen zien als een prioriteitenmatrix voor taken & tijd. Eisenhower stelde: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent”. Kortom: je werkbelasting kan naar beneden met dit model!

Het model kent vier kwadranten:

• Direct doen: belangrijk en urgent
• Delegeren: niet belangrijk wel urgent
• Later doen: belangrijk maar niet urgent
• Niet doen: niet belangrijk en niet urgent

Je kan de matrix zien als vier postbakjes: een vraagstuk komt binnen en je maakt op dat moment de afweging: "in welk bakje hoort deze thuis?" Op deze wijze breng je orde aan in je workflow door prioriteiten te stellen. Door dit te doen breng je meteen orde aan in je workflow. Je stelt op die manier prioriteiten hoe je om moet gaan met het werk. Daarbij hoef je maar vier vragen te stellen:

• Welk werk moet nu gebeuren?
• Welk werk kan ik delegeren?
• Wat kan nog blijven liggen voor later?
• Wat kan ik gewoon afstoten?

Wanneer toepassen?

Als leidinggevende pas ik het model dagelijks toe in al mijn werkzaamheden. Als manager heb je bijzonder veel informatiestromen: met vergaderstukken, in gesprekken, via WhatsApp, via chat van MS Teams, in vergaderingen, medewerker op de werkvloer: "heb je nog een minuutje", via social media en tot een telefoongesprek. Door voortdurend te filteren ben ik aan het prioriteren, wat voorkomt dat ik een overvolle e-mailbox heb, te veel ongelezen app'jes en niet goed gelezen stukken.

Kanttekening van het model?

Twee nadelen van het model zijn: delegeren aan de verkeerde persoon, waardoor de kwaliteit van de afhandeling niet goed is. De belangrijkste kanttekening is wel dat het niet altijd mogelijk is om direct te handelen wanneer je met urgente activiteiten te maken hebt. Daardoor kunnen urgente zaken zich opstapelen, wat feitelijk betekent dat je moet nadenken of je organisatie wel op orde is.